تحقق شفاف‌سازی با الکترونیکی شدن بارنامه‌های مدیریت کنترل مواد در فولاد مبارکه

در راستای حذف بروکراسی اداری و الکترونیکی شدن بارنامه‌های مدیریت کنترل مواد در فولاد مبارکه محقق گردید.

به گزارش چیلان ،محمد یزدانیان رئیس واردات و انبارهای فولاد مبارکه با اشاره به الکترونیکی شدن بارنامه‌های مدیریت کنترل مواد در این شرکت اظهار کرد: این اقدام منجر به پرداخت به‌روز دستمزد خودروهای حمل مواد به فولاد مبارکه گردیده و از اتلاف زمان، فعالیت‌های فاقد ارزش‌افزوده و دارای بهره‌وری جلوگیری خواهد کرد.

وی با تأکید بر ضرورت حذف فعالیت‌های فاقد ارزش‌افزوده در صنایع بزرگ به‌خصوص فولاد مبارکه ادامه داد: هرچه بتوانیم فعالیت‌های فاقد ارزش‌افزوده (فعالیت‌هایی که برای سازمان مزایایی نداشته و به تولید ثروت در مجموعه کمکی نمی‌کند) را کاهش دهیم، بهره‌وری و اثربخشی فعالیت‌ها افزایش می‌یابد؛ الکترونیکی شدن بارنامه‌های مدیریت کنترل مواد در فولاد مبارکه نیز علاوه بر ارتقای بهره‌وری و اثربخشی، رضایت رانندگان و پیمانکاران را نیز در پی خواهد داشت.

الکترونیکی شدن بارنامه‌ها منجر به حذف کاغذ خواهد شد

رئیس واردات و انبارهای فولاد مبارکه با اشاره به مشکل تأخیر پرداخت هزینه‌های انتقال بار به دلیل وجود واسطه (پیمانکار فولاد مبارکه) خاطرنشان کرد: این معضل منجر به بروز اختلافاتی میان رانندگان و پیمانکاران مربوطه می‌شد که با الکترونیکی شدن بارنامه‌ها برطرف گردید و علاوه بر آن، بروکراسی و کاغذبازی دراین‌بین حذف گردید و با جلوگیری از اقدامات فیزیکی، در زمان مدیران، متصدیان و دیگر دست‌اندرکاران نیز صرفه‌جویی شد؛ همچنین دقت بررسی مدارک نیز افزایش یافت.

وی اذعان داشت: بررسی حجم زیادی از اسناد فولاد مبارکه (که میزان آن به بیش از ۲۰۰ سند در روز می‌رسد) به میزان قابل‌توجهی از کار دقیق و مداوم نیازمند است که با اقدام انجام‌شده، بخش زیادی از این فرایندها سیستمی شده و کاغذبازی‌ها عملا از بین رفته است؛ همچنین در این فرایند الکترونیکی، شفاف‌سازی نیز حاصل شده است.

کاهش مراجعات بانکی و عدم نیاز به صدور چک

یزدانیان با بیان این‌که الکترونیکی شدن این فرایند، خطای انسانی را به صفر می‌رساند، تأکید کرد: در سیستمی شدن هر فرایند به دلیل تعریف شدن اعداد و ارقام، صدور بارنامه با هزینه‌های غیرمعقول، تعریف ‌نشده است و این سیستم برای پارامترهای مختلف با فرمول‌های ریاضی که برای آن تعریف شده کاملا به‌صورت هوشمند عمل می‌کند و حتی اگر اشتباهی در ورود اطلاعات انجام شود، سیستم به کاربر هشدار می‌دهد و در این صورت خطای کاربری به حداقل ممکن می‌رسد.

وی در پایان عنوان داشت: با توجه به شرایط موجود، با به‌کارگیری این فرایند، برقراری ارتباط با بانک‌ها نیز به حداقل رسیده و دیگر نیاز به ثبت چک، امضا، مراجعه به بانک، وصول چک و… نخواهد بود؛ همچنین تنخواه‌ها نیز به‌مرور استفاده شده و با حذف تنخواه حمل مواد و استفاده از اعتبارات در صورت اتمام مبلغ تنخواه، دیگر تأخیر در صدور چک نیز اتفاق نمی‌افتد.

افزایش رضایت‌مندی رانندگان با الکترونیکی شدن بارنامه‌ها

روح‌الله فدایی اشیانی مسئول حمل‌ونقل کنترل مواد شرکت فولاد مبارکه نیز در گفت‌وگو با خبرنگار فولاد اظهار کرد: با توجه به افزایش پرداخت بارنامه‌های وارده و ارسالی از فولاد مبارکه (روزانه حدود ۲۰۰ عدد بارنامه) که شامل حمل سفارش‌های خرید، حمل کالا و مواد انتقالی، حمل کالا و قطعات تعمیراتی و تغییر شکلی، حمل کالاهای گمرکی از گمرکات کشور (به‌جز گمرک بندرعباس)، حمل کالاهای خرید مستقیم و خرید اضطراری نواحی، حمل مواد معدنی (که مبدأ و مقصد فولاد مبارکه نیست، ولی این مواد برای ادامه فرایند به معدن دیگری حمل می‌شود)، حمل محصولات بین کارخانه و … به‌صورت کاغذی و دستی می‌شد، پرداخت این بارنامه‌ها پس از طی مراحل اداری و تأییدات کاغذی تا پرداخت به شرکت پیمانکار بسیار زمان‌بر بود که باعث نارضایتی و شکایت رانندگان و کاهش انگیزه آنان به حمل کالا می‌گردید.

کاهش مدت‌زمان پرداخت بارنامه‌های فولاد مبارکه به ۲۴ ساعت

وی افزود: در فرایند قبلی، اشکالاتی از قبیل عدم دقت، سرعت و احتمال خطا و یا سوءاستفاده مشاهده می‌شد که واحد واردات و انبارهای کنترل مواد شرکت فولاد مبارکه از نیمه شهریورماه سال جاری در راستای رضایت‌مندی مشتریان و رانندگان، اقدام به الکترونیکی کردن پرداخت بارنامه‌ها بدون تغییر فرایند نمود و مدت‌زمان پرداخت بارنامه را به ۲۴ ساعت کاهش داد.

مسئول حمل‌ونقل کنترل مواد شرکت فولاد مبارکه تصریح کرد: برای عملیاتی کردن فعالیت ذکرشده، جلسات متعددی تشکیل گردید و دیدگاه‌ها جمع‌آوری شد و پس از طراحی و تهیه فرم‌ها توسط واحد ITS، در مرحله نهایی به‌صورت آزمایشی در سیستم پیاده‌سازی گردید و پس از حصول نتیجه مثبت در سیستم ITS به‌طور کامل عملیاتی شد. در پی تحقق فرایند جدید، مشکلاتی از قبیل تنخواه کنترل مواد، صدور چک بابت پرداخت بارنامه و اتلاف وقت کارکنان درگیر حذف شد.